Mungkin dari Anda sering mendengar surat permohonan, pada dasarnya surat ini sering digunakan pada kebutuhan formal atau resmi. Tujuan ada dokumen satu ini memang dikhususkan untuk mengurus permohonan cuti atau berbagai kebutuhan lainnya dalam dunia kerja yang harus Anda pahami dan mengerti secara menyeluruh.
Dalam dunia profesional, semua bentuk perizinan tidak bisa dilakukan hanya sebatas lisan semata. Tapi, harus didasarkan pada bagian yang tertulis atau resmi. Oleh karena itu, surat permohonan harus Anda pahami dan ketahui, karena fungsi dan kebutuhannya sangat penting. Nah, apa saja yang harus diperhatikan? Apa saja poin-poin pentingnya? Mari kita bahas.
Mengenal Surat Permohonan
Secara praktisnya, surat permohonan adalah surat yang khusus dibuat oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu untuk meminta atau memohon kepada pihak tertentu yang dituju. Apabila Anda membutuhkan bantuan dan dalam lingkungan formal, maka surat permohonan penting untuk Anda lihat dan pahami semuanya.
Biasanya surat permohonan sering terjadi pada lingkungan kerja yang profesionalnya, mulai dari lembaga pendidikan, perusahaan, dan lainnya. Dengan begitu, prosesnya harus Anda pahami dan tidak sembarangan dalam membuat surat permohonan. Oleh karena itu, prosesnya harus Anda lihat dan pahami secara menyeluruh.
Dalam tahap ini, apabila Anda ingin untuk membuat surat permohonan, maka harus memahami beberapa struktur yang ada, karena sifatnya resmi. Untuk itu, surat permohonan adalah lembaran dokumen yang berisi tulisan mengenai permintaan bantuan atau sebagai dari pihak yang bersangkutan kepada pihak berkaitan.
Syarat – Syarat Menulis Surat Permohonan
1. Identitas
Hal pertama kali dan tidak boleh untuk dilewatkan adalah mencantumkan identitas dalam surat yang ada tersebut. Ketika Anda hendak menulis surat permohonan harus mencantumkannya dan jangan sampai lupa memasukkannya. Mengenai identitas tersebut harus dibuat dan ditulis secara lengkap dan jelas, sehingga tidak terkesan sembarangan.
Selain itu juga, harus mencantumkan KTP, Paspor, atau bentuk identitas resmi lainnya yang menjadi bagian yang harus Anda cantumkan. Dengan begitu, penulisan identitas yang jelas dan lengkap akan tepat sasaran dan sampai sesuai dengan permohonan yang ada. Pastikan sebelum mengirimkannya, identitas surat sudah jelas dan tidak ada yang kurang.
2. Tata Letak
Harus Anda perhatikan mengenai tata letak surat dan tidak bisa sembarangan, apalagi sifat dari surat permohonan sebagai bagian formal atau resmi. Semuanya harus ditentukan dan diatur secara jelas, sehingga mengenai pengaturan dan isi yang harus dituliskan tersusun rapi dan sesuai dengan ketentuan yang ada.
Ada beberapa bagian yang harus diperhatikan, mulai dari kepala surat, salam pembuka, identitas, isi, dan sebagainya. Semuanya harus dikemas secara jelas dan lengkap, jangan sampai semuanya berantakan, karena memberikan dampak yang panjang dan permohonan Anda mungkin saja tidak akan disetujui.
3. Memahami Format Penulisan
Format penulisan memang tidak ada penjelasan secara terperinci, namun pastikan Anda menggunakan huruf yang rapi dan mudah dibaca. Susunan kalimatnya juga harus efektif dan jelas, jangan sampai membingungkan, khususnya untuk penerima surat yang membacanya nanti.
Dalam format penulisan Anda harus memahami kaidah EYD dan bukan menggunakan bahasa keseharian, sehingga benar-benar harus Anda lihat secara lengkap.
4. Tujuan dan Dateline Surat
Mengenai tujuan dari surat permohonan memang berbeda-beda antara satu sama lainnya, membedakan dengan surat lainnya adalah tujuan dari dibuatnya surat tersebut. Oleh karena itu Anda harus benar-benar membuatnya dengan jelas dan terperinci. Lalu, dateline surat harus Anda cantumkan secara lengkap.
Hal ini untuk mengetahui kapan surat dibuat dan kebutuhan permohonan yang diinginkan, sehingga pastikan Anda membuat format hari, tanggal, tahun, dan tempat secara menyeluruh.
Langkah-Langkah Membuat Surat Permohonan
1. Kepala Surat
Untuk bagian ini Anda harus meletakkan pada bagian atas dengan format rata tengah, tapi apabila permohonan bukan dari lembaga resmi atau formal, mungkin bisa diganti dengan judul suratnya saja. Jika Anda dari perusahaan atau lembaga resmi, kop surat harus berisikan nama instansi, logo, dan alamat yang lengkap.
2. Waktu Surat
Pada bagian akan diletakkan pada bagian kanan setelah kepala surat, tapi bisa juga Anda letakkan pada bagian akhir setelah salam penutup.
3. Nomor Surat dan Lampiran
Mengenai nomor surat akan diletakkan pada bagian setelah kepala surat, letaknya terletak pada bagian kiri surat. Biasanya nomor surat dibuat pada bagian atas, lalu bawahnya akan diberikan lampiran.
4. Salam
Tidak lupa juga dalam proses pembuatan surat permohonan Anda harus memberikan salam pembuka dan penutup.
5. Identitas Pengirim dan Penerima
Harus dicantumkan dengan jelas mengenai identitas dari pengirim dan penerima surat permohonan tersebut. Sehingga tujuan dari surat permohonan bisa Anda lihat secara keseluruhannya.
6. Isi Surat
Bagian yang harus dituliskan secara jelas dan tidak bertele-tele, semuanya harus jelas, efektif, dan menggunakan ejaan dengan ketentuan EYD.
7. Tanda Tangan dan Nama Terang
Bagian akhir Anda tinggal melakukan tanda tangan dan memberikan nama terang dari surat permohonan tersebut yang terletak pada bagian bawah.
Nah, apabila Anda masih bingung mengenai format dan penulisan surat permohonan, semuanya bisa Anda lihat dari mesin pencarian dan ada banyak pilihannya.
