Ada banyak contoh surat jalan untuk keperluan dinas yang telah beredar di internet, sebab surat jalan tersebut menjadi salah satu pelengkap yang sangat dibutuhkan untuk melakukan perjalanan dinas yang selalu dipakai oleh perusahaan swasta maupun instansi pemerintah. Untuk hal tersebut surat dinas sering digunakan sebab berhubungan langsung dengan urusan dalam proses kerja.
Karena masih saling berhubungan dengan kegiatan kerja. Untuk itu, surat jalan ini menjadi sebuah surat penting yang sangat diperlukan pada proses persuratan instansi maupun perusahaan. Sebagai salah satu bukti dari kegiatan kerja atau perjalan dinas. Untuk lebih jelasnya, simak ulasan mengenai definisi dari surat jalan dinas, bagian-bagian pada surat dan contohnya.
Definisi dari Surat Perjalan Dinas
Surat dinas atau SPPD ini mempunyai arti yang sama yakni sebagai sebuah tanda bukti untuk sebuah perjalanan dalam pekerjaan yang akan diberikan oleh pihak berwenang maupun atasan kepada para karyawan yang diperuntukan untuk bertugas. Surat ini biasa disebut juga menjadi surat izin untuk para tenaga kerja atau karyawan ketika melakukan pekerjaannya.
Adanya bukti dari surat jalan tersebut membuat karyawan lebih mudah untuk melakukan perjalanan. Bukti surat tersebut biasanya sering dipakai menjadi sebuah bukti untuk para karyawan yang akan melakukan pekerjaan atau perjalanan dinas yang dilaksanakan di luar kota untuk lama waktu yang telah ditentukan oleh pihak yang berwenang.
Tentunya untuk melaksanakan tugasnya tersebut, para karyawan yang diberikan tugas ini harus membawa surat perjalanan dinas tersebut kemanapun ketika mereka berdinas atau bekerja di kota lain. Ada banyak juga suatu tugas atau lokasi untuk memberi tugas tersebut akan meminta para karyawannya untuk membawa surat jalan tersebut sebagai persyaratan untuk berdinas atau bekerja.
Berikut ini tujuan dari penggunaan dan pembuatan dari surat jalan ini.
Tujuan dari Pembuatan Surat Perjalanan
Salah satu tujuan yang paling utama dari pembuatan surat jalan ini yaitu sebagai sebuah bukti untuk melaksanakan tugas atau tanggung jawab yang dilaksanakan di luar kota. Selain itu, adanya surat dinas ini juga memberikan pengertian kepada para petugas yang telah diberikan tugas untuk melakukan tanggung jawab dan tugas mereka secara rinci dan jelas dengan waktu yang telah ditentukan.
Surat dinas juga sering dipakai menjadi persyaratan untuk mengikuti suatu tugas. Pada umumnya sering dipakai untuk memperlihatkan tugas yang telah diberikan dan juga berapa lama waktunya. Oleh karena itu, surat dinas ini penting sekali dalam pembuatannya serta sangat dibutuhkan.
Isi dari Surat Dinas
Tentu saja isi dari surat dinas menjadi sebuah bentuk perizinan dan penjelasan mengenai tugas dan waktu yang diberikan. Tidak hanya digunakan untuk izin dari suatu tugas saja, surat jalan ini juga berisi jabatan dari pemberi tugas atau nama petugas, nomor induk dan nama, perjalanan dinas dan tugas yang telah ditujukan serta lama waktu yang ditentukan, perhitungan biaya selama bertugas serta tujuan dari diadakannya perjalanan tersebut.
Surat jalan ini mempunyai sejumlah bagian, untuk lebih detailnya simak ulasan berikut.
Bagian dari Surat Dinas
Mungkin surat ini akan terlihat sama dengan surat-surat pada umumnya, surat dinas juga mempunyai sejumlah bagian yang dirangkap untuk membuat surat ini bisa dipakai untuk melakukan perjalanan dinas.
Bagian dari surat dinas tersebut diantaranya yaitu:
- Kepala Surat atau Kop Surat
Untuk hal ini kepala surat berisi dari nama, logo, dan alamat dari instansi yang memperlihatkan jika surat ini dibuat secara langsung oleh sebuah instansi.
- Bagian dari Isi Surat
Untuk bagian ini akan menjelaskan mengenai tujuan dan maksud dari pembuatan surat ini. Dengan mencantumkan jabatan dan nama dari karyawan yang akan diberikan tugas.
- Bagian dari Penutup
Di bagian ini berisi sebuah salam penutup sebagai rasa hormat dari pembuat surat. Untuk menuliskan salam ini wajib menggunakan bahasa yang efektif dan sopan.
Contoh Surat Perjalan Dinas yang Benar
Berikut ini contoh surat jalan yang bisa dijadikan untuk sebuah referensi saat membuat surat dinas.
JAYA SENTOSA
KOTA YOGYAKARTA
Jalan Ahmad Dahlan 16 Yogyakarta, Telp (0321) 345632
SURAT TUGAS
No: 45/tgs-11/2021
Direktur PT. Jaya Sentosa dengan ini akan memberikan tugas kepada:
Nama : Alvin Alfiano
Jabatan : Kepala Bagian Humas
Alamat : Jln. Mekar Raya, No. 7, Yogyakarta
Agar bisa ikut dalam seminar “Peningkatan Mutu Perusahaan” yang akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Rabu, 22 Mei 2021
Jam : 11.00 – 15.00 WIB
Tempat : Hotel Indah Kencana
Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk seluruh bantuan dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 19 Mei 2021
Direktur PT. Jaya Sentosa
Teguh Kusuma
