Seorang karyawan hendaknya mengetahui contoh surat peringatan yang biasanya diberikan oleh perusahaan jika mendapatkan ada karyawan yang melanggar tata tertib atau aturan pada proses kerja, maka perusahaan wajib untuk mengambil sebuah tindakan yang telah diatur pada Undang-Undang yaitu Surat Peringatan atau biasa disebut dengan SP.
Biasanya, surat ini hanya diberikan oleh perusahaan untuk karyawan yang telah melakukan pelanggaran pada kedisiplinan. Hal tersebut dilakukan agar mencegah karyawan yang lainnya ikut melanggar dan juga memberikan efek jera kepada karyawan tersebut. Tetapi pada pelaksanaanya memberikan surat teguran ini wajib sesuai dengan aturan dari Undang-Undang Ketenagakerjaan. Berikut ini teknik dalam penerapannya.
Pengertian dari Surat Peringatan
Apabila ada salah satu karyawan tidak sanggup untuk bekerja dengan benar dan baik, maka dapat dipastikan perusahaan bisa mengalami kerugian. Sebab tugas dari karyawan yaitu bekerja dengan sebaik-baiknya sesuai dengan target yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Dengan demikian, surat peringatan merupakan surat yang dibikin untuk karyawan yang sudah melakukan pelanggaran atau kesalahan pada tata tertib perusahaan. Walaupun sudah melakukan kesalahan, perusahaan tidak bisa secara spontan melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK kepada karyawannya.
Pada dasarnya, surat peringatan merupakan sebuah teguran dalam bentuk tertulis untuk karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran tata tertib perusahaan yang bertujuan untuk mengayomi karyawan tersebut. Surat teguran ini juga dilakukan demi menghindari adanya PHK atau pemecatan terhadap karyawan, sebab surat tersebut dianggap sanggup memberikan binaan dan teguran yang tepat kepada karyawan dengan harapan karyawan tersebut tidak melakukan pelanggaran kembali.
Tetapi, jenis pelanggaran atau kesalahan ini juga nantinya dapat berpengaruh terhadap surat peringatan. Terdapat 3 jenis surat peringatan, yaitu SP1, SP2 hingga SP3. Lalu apabila karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran dan kesalahan yang berulang-ulang walaupun telah diberikan surat peringatan, resikonya yaitu karyawan tersebut di PHK atau diberhentikan dari perusahaan.
Pentingnya Membuat Surat Peringatan
Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, hubungan industrial merupakan hubungan yang dibentuk antara para pelaku untuk proses jasa atau barang yang terdiri dari unsur perusahaan, buruh atau pekerja dan pemerintah yang berdasarkan pada Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945 dan juga nilai-nilai dari pancasila.
Di Pasal 102, Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 dinyatakan setiap peran dari perusahaan, pemerintah dan pekerja seperti berikut ini:
- Pemerintah memiliki fungsi memberikan pelayanan, menetapkan kebijakan, melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan Undang-Undang Ketenagakerjaan dan melaksanakan pengawasan.
- Buruh atau pekerja dan serikat buruh atau serikat pekerja memiliki fungsi untuk menjalankan pekerjaan yang sesuai dengan kewajibannya, menyalurkan aspirasi secara demokratis, menjaga ketertiban demi keberlangsungan produksi, mengembangkan keterampilan, dan keahliannya serta turut ikut untuk memperjuangkan dan memajukan kesejahteraan anggota dan juga keluarganya.
- Pada pelaksanaan hubungan industrial, organisasi pengusaha dan para pengusaha hanya memiliki fungsi untuk menciptakan kemitraan, memperluas lapangan kerja, mengembangkan usaha, dan memberikan kesejahteraan untuk buruh atau pekerja secara demokratis, terbuka dan berkeadilan.
Untuk bisa melaksanakan setiap peran di hubungan industrial, dibutuhkan adanya perjanjian kerja yang berisikan syarat-syarat, kewajiban antara pekerja, hak, serta pengusaha yang memiliki tujuan baik untuk pengusaha maupun pekerja yang mendapatkan hak nya dengan adil serta menjalankan kewajibannya.
Tujuan Membuat Surat Peringatan
Tidak hanya untuk memberikan sebuah peringatan kepada karyawan yang telah melanggar aturan saja, ternyata surat peringatan ini mempunyai tujuan lain yaitu untuk membantu karyawan supaya tidak secara langsung dikeluarkan dari perusahaan. Hal tersebut terdapat pada Pasal 51 Ayat 1 Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Oleh sebab itu, dibuatlah surat peringatan ini untuk para karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran. Dengan demikian, mereka dapat terlebih dahulu memperbaiki diri dan tidak secara langsung mendapatkan PHK dari perusahaan begitu saja.
Contoh Pembuatan Surat Peringatan
- KARYA ABADI
- Ahmad Dahlan 65, Sleman, Yogyakarta
Telp. (0564) 678 321
Surat Peringatan (SP 1)
Nomor: 456/13/09/2021
Surat ini ditujukan kepada :
Nama : Afandi Ilham
ID : K-678090
Jabatan : Sales
Surat peringatan ini dikeluarkan berkaitan dengan perilaku indisipliner dan pelanggaran peraturan perusahaan yang sudah Saudara lakukan. Saudara diketahui tidak datang tepat waktu selama 5 hari berturut-turut. Sebagai karyawan, Saudara seharusnya dapat menaati seluruh peraturan yang berlaku di perusahaan yang telah tercantum pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) yang sebelumnya telah disepakati.
Oleh sebab itu, surat peringatan pertama ini diberikan yang bertujuan sebagai peringatan dan teguran kepada Saudara supaya bisa melaksanakan peraturan yang telah berlaku di perusahaan.
Demikian surat peringatan ini dibuat supaya dipatuhi dan di laksanakan oleh Saudara.
Yogyakarta, 24 Maret 2021
- Jaya Abadi
Nanang Sutisna
Demikianlah contoh surat peringatan yang harus diketahui dan dapat dijadikan referensi untuk membuat surat peringatan untuk karyawan.
