Bekerja di suatu perusahaan tentu sudah tidak asing lagi dengan adanya perjalanan dinas, apalagi jika bekerja di suatu divisi yang memang harus menjalankan perjalanan dinas. Maka kamu harus membutuhkan surat perjalanan dinas atau surat tugas.
Maksud dari surat tugas untuk perjalanan dinas merupakan surat yang ditulis oleh pihak perusahaan dan isinya merupakan penugasan terhadap karyawan yang harus mengurus suatu keperluan yang penting. Dalam perjalanan dinas tersebut akan membutuhkan dana untuk bisa pergi berupa transportasi serta akomodasi.
Maka dari itu, surat dinas sangatlah penting dalam penugasan atau perjalanan kedinasan. Nantinya surat tugas tersebut akan bermanfaat untuk menjadi bukti kamu dapat kompensasi yang nantinya diberikan oleh pihak perusahaan.
Cara Membuat Surat Perjalanan Dinas
Untuk membuat surat perjalanan dinas kamu harus memperhatikan hal-hal berikut ini agar tidak salah. Simak dan perhatikan!
Kepala Surat
Dalam sebuah surat resmi maka kamu harus memperhatikan kepala surat atau kop surat, apalagi dalam bentuk surat perjalanan dinas. Dengan adanya kepala surat maka, itu akan memberikan arti bahwa surat tersebut adalah surat resmi yang sudah diterbitkan.
Perlu kamu ingat bahwa, surat perjalanan dinas dalam bentuk pdf, doc, ataupun bentuk hardcopy semuanya adalah resmi. Maka dari itu, perhatikan kepala suratnya dengan benar, itu akan memberikan tanda yang dijamin surat resmi.
Nomor Surat
Hal penting dalam surat perjalanan dinas resmi adalah adanya nomor surat. Surat yang memiliki nomor surat resmi akan bermanfaat berupa untuk aspek yang dapat memudahkan dan membantu dalam proses arsip surat yang selama ini pernah ditulis resmi oleh perusahaan.
Identitas yang Memberikan Tugas Perjalanan Dinas
Selanjutnya adalah surat resmi perjalanan dinas harus ada identitas dari yang memberikan tugas untuk menjalankan perjalanan dinas tersebut. Mulai dari nama, jabatan, alamat dan juga dari nama perusahaan harus ditulis lengkap.
Identitas yang Menjalankan Tugas Perjalanan Dinas
Aspek penting lain dalam surat perjalanan dinas adalah identitas dari yang menerima tugas atau orang yang diberikan tugas mengenai perjalanan dinas tersebut. Identitas dari yang diberikan tugas harus jelas.
Tulis identitas harus berupa nama, jabatan, alamat dan juga sekaligus nomor induk karyawan tersebut jika ada. Namun, jika tidak maka tidak ada nomor induknya maka tidak perlu ditulis.
Rincian Tugas
Dalam memberikan surat perintah untuk menjalankan perjalanan dinas kepada karyawan, maka tidak akan lengkap jika tidak mencantumkan rincian tugas. Jika tidak ada rincian tugas maka, karyawan yang dibebankan tugas tersebut tidak akan memahami tugas apa dan alasan mengapa ia harus pergi menjalankan perjalanan dinas itu sendiri.
Usahakan untuk menulis rincian tugasnya dengan detail agar mudah dipahami. Dengan begitu, tugas rinciannya akan tersampaikan dengan mudah dan tugas perjalanan dinas berjalan sesuai tujuan dan dijalani dengan baik dan penuh tanggung jawab.
Lokasi & Waktu
Kamu juga harus mencantumkan lokasi dan juga waktu dari tugas yang diberikan kepada karyawan yang dibebankan. Ini merupakan bagian dari rincian tugas yang diberikan kepada karyawan.
Dengan mencantumkan waktu dan lokasi adalah poin yang penting dalam surat tugas perjalanan dinas. Lokasi di mana akan dilaksanakan tugas dan waktu yakni tanggal berangkat dan tanggal kepulangan dari tugas dengan detail.
Penutup
Surat yang resmi tentu harus mencantumkan penutup dari surat tersebut. Secara umum, dalam surat tugas untuk perjalanan bisnis akan lebih baik jika menutup surat dengan isi harapan dari pihak yang melaksanakan tugas tersebut agar bisa menjalankan tugasnya selama perjalanan dengan rasa penuh dengan tanggung jawab.
Dengan begitu akan lebih baik dalam menutup surat tugas perjalanan dinas. Selain itu, karyawan yang dibebankan pun juga akan lebih berusaha keras dalam menjalankan perjalanan tugas dinas tersebut dan jadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan tugas yang dibebankan.
Contoh Surat Perjalanan Dinas
Supaya kamu bisa lebih jelas maka berikut ini adalah contoh untuk surat perjalanan dinas yang baik dan benar. Ini adalah contohnya :
PT KARYA JAYA
Jl. Harapan Bangsa I, No. 14, Jakarta Selatan
No. Telp 0212654389
No. Surat: 02/SPT/VI/2023
Perihal: Surat Perintah Tugas
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Cristian Sumargo
Jabatan : Sales Manager
Nama Perusahaan : PT Karya Jaya
Alamat : Jl. Harapan Bangsa I, No. 14, Jakarta Selatan
Dengan ini memerintahkan kepada:
Nama : Nunik Armodinata
Jabatan : Sales Representative
Alamat : Jl. Paripurna V, No. 10, Jakarta Selatan
NIK : 78912345
Untuk melaksanakan konsultasi perjalanan dinas dalam daerah terkait pelapor penjualan di cabang Jl. Jaya Raya No. 94, Jakarta Selatan, 678912.
Demikian surat ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.
Jakarta, 7 Juli 2023
Sales Manager,
Cristian Sumargo
