Pernah dengar istilah KPI? Ini singkatan dari key performance indicator yang merupakan sebuah nilai ukur atau matriks kesuksesan bisnis. Jika perusahaan ingin mengetahui seberapa efektif tujuan utama bisnis tercapai maka gunakan fungsi KPI. Selain itu tools ini membantu merumuskan strategi perusahaan. Dalam proses perencanaan indikator memang tidak gampang, karena hanya orang-orang tertentu yang mampu membuat KPI.
Semua data dikumpulkan untuk mengukur performa perusahaan tersebut sehingga menjadi arah bisnis yang jelas. Itulah contoh KPI yang baik. Mengenai data dapat berupa engagement, angka penjualan, leads, reach, growth, dan lainnya. KPI berfungsi menghitung apakah semua data yang ada sesuai atau belum terhadap tujuan perusahaan.
Pemahaman mendalam tentang KPI sangat penting bagi seseorang yang menjabat posisi strategis seperti lead, supervisor, dan manager. Begitu juga dengan karyawan baru karena indikator ini akan sangat mempengaruhi penilaian kerjanya nanti.
Karakteristik KPI
Seperti yang sudah dijelaskan, perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan dari target yang tercapai. Berikut ada beberapa karakteristik dari KPI:
- Memberikan dampak positif
- Memberikan efek signifikan terhadap perkembangan perusahaan
- Tanggung jawab terhadap tim dan setiap individu di dalamnya
- Ukuran non finansial yang diketahui oleh manajemen
- Tolak ukur yang sering dipakai
- Bisa diukur dalam periode bulanan, mingguan, maupun harian.
Jenis-jenis KPI
Key performance indicator pada dasarnya dibedakan menjadi:
- Non-finansial yang mana tidak secara langsung mempengaruhi keuangan perusahaan. Jenis KPI ini meliputi pangsa pasar, matriks kepuasan pelanggan, perputaran tenaga kerja, hingga rasio pelanggan berulang pada pelanggan baru.
- Finansial adalah KPI terkait keuangan, meliputi laba bersih, laba kotor, marjin laba bersih, serta rasio lancar. Indikator inilah yang memperkirakan kemampuan bisnis bertahan ketika mendadak terjadi penurunan.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Hasil Kerja KPI
Sudah mengadopsi KPI namun hasilnya tidak menunjukan kinerja perusahaan? Saat merancang KPI, kamu dan tim perlu melihat tujuan dari perusahaan, apakah punya keinginan mewujudkannya, dan siapa saja yang terlibat selama proses tersebut. Setelah itu akan muncul pemahaman lebih baik tentang KPI sebagai tolak ukur kesuksesan. Kamu dapat mengambil tindakan lebih lanjut pada bisnis yang berjalan. Berikut ini beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas KPI:
- Tujuan yang spesifik (specific)
- Terukurnya pencapaian tujuan (measurable)
- Tujuan dapat tercapai (attainable)
- Tujuan sesuai keinginan perusahaan (relevant)
- Lama waktu mencapai tujuan (time-bound)
Lima hal di atas dapat dikembangkan lebih jauh untuk pengoptimalan KPI sebagai tolak ukur kesuksesan suatu bisnis. Namun ada dua faktor lain yang harus ditambahkan ke dalamnya, yaitu evaluate dan reevaluate. Evaluasi diperlukan untuk meningkatkan kinerja. Kemudian hasilnya menjadi pedoman dalam mengulas mekanisme kerja yang telah berlanjut.
Penerapan KPI di Perusahaan
Sebelum perusahaan bisa menyatakan bahwa sudah menerapkan key performance indicator dalam kegiatan operasional, maka ada 4 kriteria yang perlu dipenuhi:
- Hubungan key performance indicator dan strategi
- Keterkaitan atau integrasi antara tindakan, laporan, dan ukuran.
- Desentralisasi dari tingkat operasional hingga tingkat manajemen.
- Kolaborasi antara pelanggan, supplier, tim, dan karyawan.
Penerapan KPI memang membutuhkan sebuah proses sistem yang saling terhubung satu sama lain. Terpenting adalah mengartikan tujuan atau hasil dari setiap indikator ini.
Penghambat KPI
Perlu diketahui bahwa ada beberapa faktor yang menghambat proses berjalannya KPI. Sering faktor-faktor tersebut membuat KPI gagal diterapkan perusahaan.
- Keahlian dan kemampuan SDM yang berkontribusi kurang memadai dibandingkan dengan kinerjanya.
- Sasaran atau target yang diinginkan perusahaan malah membingungkan.
- Ketidakserasian antara nilai pengembangan dan pengukuran dari perusahaan.
- Tidak imbangnya pertanggungjawabab dan pengawasan.
- Muncul konflik karena berlawanan dari indikator KPI.
Manfaat KPI bagi Perusahaan
Berikut ini beberapa manfaat dari key performance indicator:
- Menjadi dasar pengukuran kinerja untuk jangka waktu panjang. KPI dapat membandingkan kinerja saat ini dengan beberapa tahun sebelumnya.
- Memudahkan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Sebab KPI menggunakan banyak sekali data dan informasi yang akurat.
- Membantu mengenali area yang perlu diperbaiki sehingga perusahaan bisa mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerjanya.
- Membuat ukuran kerja secara sistematis dan objektif. Perusahaan bisa menggunakan KPI untuk mengevaluasi kemajuan bisnis. Apakah yang berjalan saat ini sudah sesuai tujuan, kalau perlu perusahaan akan mengambil tindakan untuk memperbaikinya.
- Menjelaskan tentang kinerja karyawan, tim, sampai dengan proyek yang sedang berjalan.
Kesimpulan
Untuk mengembangkan KPI perusahaan membutuhkan sumber daya dan waktu. Indikator yang digunakan juga harus sesuai kebutuhan setelah menimbang tujuan dan strategi yang direncanakan. Contoh perusahaan mengalami peningkatan penjualan dengan memuaskan namun tidak cukup profit untuk dana pengembangan bisnis.
Maka dari itu key performance indicator yang dipilih adalah KPI finansial marjin laba. Perusahaan dapat melihatnya dari catatan akuntansi. Kalau profit sesuai harapan tapi pertumbuhannya lambat maka perusahaan bisa mempertimbangkan KPI non finansial.
