Dalam sebuah bisnis sendiri kita tidak bisa hanya menjalankannya saja, tapi kamu juga harus memastikan ada bagian yang disiapkan agar terlihat lebih professional. Salah satu adalah dengan membuat invoice. Apa itu invoice? Pada dasarnya invoice adalah sebuah bukti pembelian dari produk atau jasa. Dimana pembuatannya sendiri dilakukan setelah transaksi telah selesai.
Nah, bagi kamu yang ingin membuat invoice pun setidaknya mampu terlihat professional dan jelas. Apalagi invoice ini berkaitan erat dengan yang namanya bukti pembelian. Sehingga penting sekali diperhatikan bagaimana tips untuk membuatnya. Agar bisa lebih jelas, ikuti pembahasan lengkapnya di bawah ini.
Tips Membuat Invoice yang Baik dan Benar
Seperti yang telah disebutkan bahwa dalam membuat invoice, kamu tidak bisa sembarangan. Karena selain nanti diberikan kepada customer, juga akan menjadi catatan untuk dirimu sendiri. Maka daripada itu, kamu harus tahu dengan benar apa saa tips membuat invoice yang baik untuk keperluan bisnis:
Judul Invoice Harus dengan Benar
Tips pertama adalah dengan memperhatikan pembuatan judulnya. Kamu harus memastikan bahwa judul yang ditulis telah benar. Dalam penulisan judul invoice sendiri, posisinya harus berada di paling atas dan tengah. Kemudian, kamu juga harus menggunakan huruf kapital. Pastikan bahwa tidak ada kesalahan penulisan agar nantinya terlihat lebih professional.
Tuliskan Kepada Siapa dan Alamatnya
Selanjutnya yang harus ada dalam sebuah invoice adalah menuliskan kepada siapa bukti pembayaran ini dibuat. Kemudian jangan lupa juga harus menuliskan alamat yang jelas. Dengan begini, customer atau klien pun mengetahui bahwa memang invoice tersebut diberikan kepada mereka. Sehingga nantinya tidak ada kesalahan fatal dalam pencatatan.
Alamat Penjual dan Kontak
Tidak hanya menuliskan nama dan alamat dari customer atau klien, tapi kamu juga harus memastikan bahwa telah mencantumkan alamatmu sebagai penjual beserta dengan nomor yang dapat dihubungi. Karena hal ini sendiri sangatlah penting untuk klien atau customer agar tidak ada lagi kesalahan dalam pencatatan invoice.
Terangkan Berapa Besaran Transaksi
Dalam invoice sendiri sudah pasti kamu harus memastikan bahwa harga yang berkaitan dengan pembayaran sudah benar. Karena hal ini sangatlah penting sekali agar nanti kedepannya tidak ada kesalahan dalam pencatatan. Maka daripada itu, kamu harus memastikan bahwa semua yang berkaitan dengan jumlah pembayaran sudah benar dan tidak ada kesalahan penulisan angka. Bahkan sampai perhitungan diskon pun juga harus tertulis dengan benar dan jangan sampai salah.
Produk dan Jumlahnya
Tips selanjutnya adalah dengan mencantumkan produk dan jumlahnya. Hal ini berkaitan dengan harga atau jumlah dari pembayaran yang telah dilakukan. Sebisa mungkin juga semuanya telah sesuai. Sehingga tidak ada kesalahan pencatatan yang dilakukan. Mengingat invoice ini nantinya berkaitan dengan pencatatan keuangan sehingga tidak ada kesalahan di masa depan.
Pencantuman Tanggal Transaksi
Tips selanjutnya yang harus kamu perhatikan adalah dengan mencantumkan tanggal transaksi. Sama seperti keterangan lain, pada bagian ini pun kamu harus memastikan bahwa pencatatan tanggal sudah sesuai. Karena invoice ini berkaitan dengan yang namanya arsip dan pengelolaan keuangan, maka sudah pasti kamu harus memastikan bahwa memang sudah sesuai semua.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Invoice
Meski secara garis besar sudah banyak sekali yang menyadari akan tips membuat invoice, tapi nyatanya masih banyak kesalahan yang kerap dilakukan. Dimana ada baiknya pun kamu menghindari beberapa kesalahan yang ada di bawah ini:
Tidak Memberikan Keterangan Jelas
Kesalahan pertama yang sering dilakukan adalah tidak memberikan keterangan yang jelas. Misalnya adalah kesalahan dari nama, alamat hingga kepada isi dari invoice itu sendiri. Dimana ini tentu saja akan berakibat fatal. Karena bisa jadi kedepannya pun customer akan bingung dan menganggap kamu kurang professional. Maka daripada itu, kamu harus memastikan dengan benar bahwa setiap elemen dari invoice tidak ada yang salah.
Kesalahan Perhitungan
Kesalahan yang satu ini juga kerap terjadi, dimana ada banyak yang membuat invoice tapi salah menghitung atau salah mencatat. Padahal pencatatan jumlah dan harga yang ada dalam invoice haruslah jelas. Bila hal ini dilakukan sudah pasti akan ada banyak sekali ketidaksamaan data yang bisa berakibat sangat fatal. Maka daripada itu, jangan sampai dalam urusan angka ini kamu melakukan kesalahan.
Demikianlah penjelasan akan tips untuk membuat invoice yang benar untuk kebutuhan bisnis. Bisa dilihat bahwa dalam pembuatan invoice pun tidak bisa sembarangan karena bisa jadi akan ada kesalahan pencatatan yang bisa berakibat sangat fatal. Lebih baik mengecek dua tiga kali terlebih dahulu sebelum invoice dikirimkan. Apakah memang sudah benar atau belum, sehingga nantinya tidak akan masalah di kemudian hari. Jadi, jangan sampai sembarangan dalam membuat invoice ya.
