Tujuan, Prosedur dan Contoh Surat Peringatan Karyawan

surat peringatan

Biasanya ketika ada karyawan yang melanggar aturan, ataupun lalai dalam melakukan tugasnya, perusahaan akan menindak karyawan tersebut dengan memberikan SP untuk memberikan efek jera kepada karyawan tersebut dan juga sebagai peringatan agar karyawan yang lain tidak melakukan hal serupa.

Nah sebenarnya apa sih SP itu? SP atau surat peringatan adalah sebuah teguran secara tertulis yang disampaikan kepada karyawan yang melanggar aturan perusahaan dengan tujuan untuk membina si karyawan agar menjadi lebih baik. Teguran tertulis ini juga bertujuan untuk menjadi peringatan karyawan lain agar tidak melakukan hal yang sama seperti si penerima Surat Peringatan tersebut. 

Walaupun pengeluaran Surat Peringatan (SP) adalah hak dari perusahaan, ada aturan dari pemerintah yang mengatur tentang surat teguran itu. Ada undang-undang tentang ketenagakerjaan yang mengatur tentang Surat Peringatan. Di pasal 161, UU no 13 tahun 2003 disebutkan bahwa sebelum dilakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) perusahaan bisa memberikan Surat Peringatan tiga kali berturut-turut.

Setiap surat peringatan itu berlaku enam bulan kecuali ada kesepakatan di awal antara pekerja dan perusahaan. Apabila terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK) pihak perusahaan wajib memberikan pesangon, penghargaan masa kerja dan juga penggantian hak sesuai dengan ketentuan yang tertulis di pasal 156.

Prosedur Surat Peringatan 

Berdasarkan UU no 13 Tahun 2003, ada tiga tahapan ketika perusahaan memberikan surat peringatan kepada karyawannya. Muatan, penerapan, dan sanksi yang ada di setiap tahapan pasti berbeda di setiap perusahaan. Semua bergantung kepada kebijakan dari masing-masing perusahaan. Secara umum tahapan dari surat peringatan adalah sebagai berikut:

1. SP 1 (Surat peringatan pertama)

Surat peringatan ini muncul apabila karyawan melanggar aturan dan sudah ditegur secara lisan tapi tidak ada perubahan maka pihak perusahaan akan menerbitkan SP 1 untuk menegur karyawan tersebut.

Biasanya Surat peringatan ini berlaku selama enam bulan menurut undang-undang. Jadi dalam masa enam bulan tersebut karyawan yang mendapat surat teguran tersebut diberi kesempatan untuk memperbaiki diri.

Setelah melewati enam bulan dan si karyawan sudah menunjukkan perubahan dan itikad baiknya SP 1 ini akan gugur sesuai dengan masa berlakunya.

2. SP 2 (Surat Peringatan Kedua)

Surat peringatan kedua ini terbit apabila dalam kurun waktu enam bulan ketika SP 1 berlaku, si karyawan kembali membuat ulah atau kembali melakukan kesalahan. Entah itu kesalahan yang sama ataupun kesalahan baru. Pada SP 2 ini biasanya selain teguran, terkadang disertai dengan sanksi kepada si karyawan. Masa berlaku SP 2 ini sama dengan yang pertama yaitu enam bulan.

3. SP 3 (Surat Peringatan Ketiga)

Ini adalah surat peringatan terakhir yang diterbitkan oleh perusahaan dan biasanya disertai dengan sanksi pemecatan atau pemutusan hubungan kerja (PHK). Ini sering terjadi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran berat ataupun yang sangat merugikan perusahaan. 

Ada beberapa alasan yang membuat surat peringatan ini terbit diantaranya adalah:

  1. Melanggar peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan
  2. Ketidakhadiran karyawan (absensi) tanpa adanya pemberitahuan
  3. Keterlambatan kehadiran yang berkesinambungan
  4. Pencurian atau perusakan aset perusahaan atau pribadi dalam lingkungan perusahaan
  5. Kinerja yang kurang baik dan lalai dalam menjalankan tugas.

Ada baiknya untuk tidak mengabaikan Surat peringatan. Hal itu dikarenakan ketika surat peringatan itu muncul berarti kesalahan yang dilakukan oleh si karyawan dianggap serius dan cukup berdampak bagi perusahaan. Dan bila si karyawan tidak segera membenahi diri dan tetap melakukan kegiatan yang melanggar aturan, maka bukan tidak mungkin si karyawan tersebut akan mengalami pemutusan hubungan kerja.

Ketika pada akhirnya harus terjadi pemutusan hubungan kerja, ada hak dari karyawan yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan, salah satunya adalah pesangon. Besaran pesangon ini diatur dalam Undang-undang ketenagakerjaan.

Besaran pesangon tersebut sangat bergantung pada masa kerja dari karyawan tersebut. 

  • Dibawah satu tahun pesangon 1 kali gaji
  • satu sampai dua tahun pesangon 2 kali gaji
  • dua sampai tiga tahun pesangon 3 kali gaji
  • tiga sampai empat tahun pesangon 4 kali gaji
  • empat sampai lima tahun pesangon 5 kali gaji
  • lima sampai enam tahun pesangon 6 kali gaji
  • enam sampai tujuh tahun pesangon 7 kali gaji
  • tujuh sampai delapan tahun pesangon 8 kali gaji
  • diatas delapan tahun pesangon 9 kali gaji

Contoh Surat Peringatan 

dan berikut adalah contoh surat Peringatan untuk karyawan.

 

PT Berjuang Bersama Anda

Jalan Perempatan buntu nomor 319, Yogyakarta

Telp. (0274) 123654

 

Nomor    : 013/SP-1/III/2021

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal    : Surat Peringatan

 

Kepada Yth.

Saudari Dina Meidina Chitos

Staff marketing Support PT Berjuang Bersama Anda

 

di Tempat

 

Sehubungan dengan pelanggaran dari peraturan yang sudah ditetapkan di lingkungan PT Berjuang Bersama Anda, yaitu tidak masuk kerja 12 (dua belas) hari dalam satu bulan tanpa ada pemberitahuan izin tertulis. Sebagai karyawan, saudari Dina seharusnya mampu mentaati peraturan yang berlaku di PT Berjuang Bersama Anda, seperti yang sudah diinformasikan sejak pertama bekerja dan juga tertulis pada Surat Perjanjian Kerja (SPK).

Dengan ini , perusahaan menerbitkan surat peringatan pertama. Surat peringatan ini bertujuan untuk memberi peringatan dan arahan kepada saudari Dina agar bisa lebih mematuhi peraturan perusahaan yang sudah ditetapkan. Besar harapan perusahaan agar saudari Dina tidak kembali mengulangi kesalahan tersebut dan lebih berkontribusi untuk perusahaan

Demikian surat peringatan ini dibuat agar bisa menjadi teguran dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

 

Yogyakarta, 30 Oktober 2021

PT Berjuang Bersama Anda

 

Prabu

Manager HRD